Prohlášení o ochraně osobních údajů a informační povinnost

v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016, obecným nařízením o ochraně osobních údajů (dále jen „Nařízení“)

Na ochraně Vašich osobních údajích nám záleží!

Níže naleznete potřebné informace o zpracování Vašich osobních údajů, budete-li mít jakékoliv doplňující dotazy, napište nám.

 

Základní definice

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Jaké osobní údaje zpracováváme a proč?

Co nás opravňuje ke zpracování osobních údajů?

Komu můžeme Vaše osobní údaje poskytnout?

Jak dlouho budeme Vaše údaje zpracovávat?

Jaká máte práva?

 

Základní definice

• Osobními údaji se rozumí veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě podléhající ochraně.
• Zvláštní kategorií osobních údajů se rozumí osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, jakož i genetické údaje, biometrické údaje za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údaje o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby.
• Zpracováním se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů (jako např. shromáždění, uložení, pozměnění, omezení, výmaz nebo zničení).
• Subjektem údajů se rozumí kterákoliv identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba. Osobní údaj identifkuje přímo či nepřímo subjekt údajů.
• Správcem se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů.
• Zpracovatelem se rozumí fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce.
• Webové stránky jsou webové stránky společnosti Havelka UHELNÉ SKLADY s.r.o. umístěné na URL adrese www.havelka.cz
• Eshop je internetový online obchod společnosti Havelka UHELNÉ SKLADY s.r.o. dostupný prostřednictvím Webových stránek.
• Kupní smlouva představuje smlouvu o nákupů produktů společnosti Havelka UHELNÉ SKLADY s.r.o. uzavřenou mezi touto společností a zákazníkem, a to v jakékoliv formě, včetně učinění objednávky zákazníkem a jejího potvrzení ze strany společnosti Havelka UHELNÉ SKLADY s.r.o. Součástí Kupní smlouvy jsou všeobecné obchodní podmínky společnosti Havelka UHELNÉ SKLADY s.r.o.

Kdo je správcem Vašich osobních údajů?

Správcem Vašich osobních údajů je společnost Havelka UHELNÉ SKLADY s.r.o., IČO: 077 72 815, se sídlem Kloboučnická 1735/26, Nusle, 140 00 Praha 4, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp.zn. C 307339, e-mail: havelka@havelka.cz (dále jen „my“ nebo „správce“).

 

Jaké osobní údaje zpracováváme a proč?

Zpracováváme především Vaše osobní údaje, které nám sami poskytnete při registraci na našich webových stránkách, při objednávce zboží, při komunikaci s námi, případně v souvislosti s Vašimi dotazy, reklamacemi nebo stížnostmi, a to i po skončení smluvního vztahu.

Jedná se o následující osobní údaje:

• Vaše adresní a identifikační údaje (např. jméno, příjmení, rok narození, adresa bydliště, příp. dodací adresa, telefonní číslo, e-mail, přihlašovací jméno a heslo k přístupu do uživatelského účtu na Webových stránkách, IČO a DIČ v případě zákazníků – fyzických podnikajících osob),
• popisné údaje (např. číslo bankovního účtu, pozice či funkce ve společnosti, podpis),
• záznam Vašeho hlasu u telefonních hovorů.

 

Zpracovávány jsou osobní údaje zákazníků či potenciálních zákazníků – fyzických osob. Je-li zákazník právnickou osobou, jsou zpracovávány osobní údaje jejích zástupců/kontaktních osob.

Pokud nám poskytnete údaje třetích osob (např. pokud za Vás zboží vyzvedne někdo jiný), jste povinen informovat tuto třetí osobu, že jste nám její osobní údaje sdělil, a dále zajistit její souhlas s těmito podmínkami ochrany osobních údajů.

Na základě našeho oprávněného zájmu na zajištění provozu Webových stránek zpracováváme tzv. technické cookies sloužící k identifikaci návštěvníků webu. Pokud nám udělíte souhlas se zpracováním dalších typů cookies (např. analytických či marketingových cookies), budeme moci zpracovávat i další osobní údaje. Více o cookies.

1. Registrace na Webových stránkách

Na základě Vašeho souhlasu uděleného při registraci zpracováváme osobní údaje, které vyplníte do registračního formuláře na našich Webových stránkách. Na základě registrace Vám bude vytvořen vlastní uživatelský účet, do kterého se přihlašujete individuálním přihlašovacím jménem a heslem a v němž můžete měnit poskytnuté údaje.

Díky registraci budete mít přehled o všech Vašich objednávkách a při nové objednávce nebudete muset své údaje vyplňovat znovu. Registraci a uživatelský účet je možné kdykoliv zrušit přímo v uživatelském účtu.

2. Objednávka zboží

Objednáte-li si zboží přes náš Eshop, zpracováváme osobní údaje, které vyplníte do objednávkového formuláře, příp. které jste již vyplnili v rámci registrace na našich Webových stránkách. Pokud si zboží objednáte telefonicky, e-mailem či osobně, zpracovány jsou údaje, které nám sami sdělíte. Telefonní hovor může být po předchozím upozornění nahráván, a to za účelem zpracování objednávky.

Údaje potřebujeme pro přípravu kupní smlouvy, předání či případné zajištění doručení objednaného zboží na Vaši adresu, komunikaci s Vámi a vystavení faktury, případně za účelem realizace dalších práv a povinností dle Kupní smlouvy.

Uvedené osobní údaje mohou být zpracovány rovněž z důvodu Vašeho a/nebo našeho oprávněného zájmu na vypořádání vzájemných práv a povinností plynoucích z Kupní smlouvy, příp. na uplatnění a vymáhání našich práv v rámci soudních/mimosoudních/vykonávacích řízení či v souvislosti s kontrolami prováděnými orgány veřejné moci, dále také za účelem splnění právních povinností, které jsou nám uloženy zejm. zákonem o účetnictví a daňovými předpisy, a to i po skončení smluvního vztahu.

Odmítnete-li poskytnout Vaše osobní údaje potřebné pro účely objednávky a uzavření Kupní smlouvy, nebudeme pravděpodobně schopni Vaši objednávku zpracovat a/nebo Kupní smlouvu s Vámi uzavřít.

3. Obchodní sdělení

Odběratelé našeho e-mailového zpravodaje mají přehled o novinkách v oblasti zboží, které prodáváme, a mohou získat další extra slevy.

Pokud jste se přihlásili k odběru našeho e-mailového zpravodaje, můžeme Vám zasílat obchodní sdělení na základě Vámi uděleného souhlasu. Pokud jste souhlas neudělili, ale jste našimi zákazníky, můžeme Vám zasílat obchodní sdělení na základě našeho oprávněného zájmu za účelem propagace našich služeb, a to pokud jste souhlas neodmítli.

Z odběru obchodních sdělení se můžete odhlásit e-mailem na havelka@havelka.cz nebo telefonicky na čísle+420 602 489 48

4. Dotazy, podněty, reklamace, stížnosti

Zpracováváme osobní údaje, které nám sami sdělíte například v rámci dotazů, reklamací, stížností či jiných podnětů, a to osobně, telefonicky i e-mailem. Tyto údaje musíme zpracovávat proto, abychom mohli Vaše dotazy a jiné podněty vyřídit a vyřešit případné reklamace a stížnosti.

Pokud nás kontaktujete telefonicky, může být po předchozím upozornění tento telefonní hovor nahráván, a to za účelem vyřízení Vašeho podnětu a zkvalitnění našich služeb

Neposkytnutí osobních údajů nezbytných pro vyřízení dotazu/reklamace/stížnosti či jiného podnětu, zejm. Vaše identifikační údaje a popis dotazu, reklamace či stížnosti, povede k tomu, že nebudeme moci Váš podnět řádně prošetřit a vyřídit.

Při zpracování Vašich osobních údajů nedochází k automatizovanému rozhodování, ale může docházet k profilování při zpracování určitých typů cookies. Více o cookies.

Co nás opravňuje ke zpracování osobních údajů?

Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat na základě následujících právních titulů:

1. Při registraci na Webových stránkách zpracováváme Vaše osobní údaje na základě Vašeho souhlasu.
2. Při objednávce zboží, ať už přes Eshop, telefonicky, e-mailem, nebo osobně, a následném uzavření Kupní smlouvy zpracováváme Vaše osobní údaje, pokud je zpracování nezbytné:

• pro splnění Kupní smlouvy (plnění smluvního závazku a uzavření smlouvy);
• pro účely našich a/nebo Vašich oprávněných zájmů (vypořádání vzájemných práv a povinností, uplatnění a vymáhání práv z Kupní smlouvy);
• pro splnění naší právní povinnosti, a to zejména povinnosti uchovávat účetní a daňové doklady dle zákona o účetnictví a daňových předpisů, či v souvislosti s kontrolami prováděnými orgány veřejné moc.

3. Při zasílání obchodních sdělení zpracováváme Vaše osobní údaje:

• na základě Vašeho souhlasu, tj. vyplněním Vaší e-mailové adresy k přihlášení se k e-mailovému zpravodaji a následným potvrzením odkazu v e-mailu;
• pokud je zpracování nezbytné pro účely našeho oprávněného zájmu na přímém marketingu, a to pokud jste naším zákazníkem a souhlas s takovým využitím jste neodmítli.

4. Při řešení dotazů, podnětů, reklamací a stížností pokud je zpracování nezbytné:

• pro splnění smluvní povinnosti;
• pro účely našich a/nebo Vašich oprávněných zájmů (vyřízení reklamačního nároku/stížnosti, včetně mimosoudního řešení sporu, zodpovězení dotazu, vypořádání vzájemných práv a povinností);
• pro splnění naší právní povinnosti, a to zejména povinnosti uchovávat účetní a daňové doklady dle zákona o účetnictví a daňových předpisů, či v souvislosti s kontrolami prováděnými orgány veřejné moc.

 

Pokud probíhá zpracování osobních údaj na základě Vámi uděleného souhlasu (registrace, zasílání obchodních sdělení, nejste-li naším zákazníkem), můžete tento souhlas kdykoliv odvolat, a to e-mailem na adrese havelka@havelka.cz, telefonicky na čísle +420 602 489 489, či osobně na adrese čísla správce. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Komu můžeme Vaše osobní údaje poskytnout?

Vaše osobní údaje zpracováváme jako správci, přičemž je můžeme zpřístupnit třetím osobám – zpracovatelům, které jsme zpracováním osobních údajů pověřili, příp. jiným oprávněným příjemcům (např. v případech, kdy je využití jejich profesní odbornosti pro příslušné zpracování nutné), a to zejm. smluvnímu partnerovi dodávajícímu naše produkty na Vámi určené místo dodání, poskytovatelům účetních a daňových služeb, poskytovatelům právních služeb, IT služeb a správcům webových stránek. K osobním údajům mohou mít dále rovněž přístup subjekty veřejného práva při výkonu svých pravomocí.

Všechny výše uvedené subjekty jsou zavázány zákonnou či smluvní mlčenlivostí ve vztahu k osobním údajům. Všichni zpracovatelé poskytují dostatečné záruky zavedení vhodných technických a organizačních opatření pro zajištění dostatečné úrovně zabezpečení osobních údajů.

Osobní údaje nebudou předávány do třetí země (mimo EU) ani mezinárodní organizaci.

Jak dlouho budeme Vaše údaje zpracovávat?

Vaše osobní údaje primárně zpracováváme po celou dobu trvání našeho smluvního vztahu. Po jeho ukončení jsou u nás Vaše údaje v nezbytném rozsahu uloženy po následující 4 roky do promlčení případných nároků smluvních stran, případně po dobu do vypořádání vzájemných práv a povinností.

V případě zpracování osobních údajů na základě souhlasu (registrace, zasílání obchodních sdělení na základě přihlášení k odběru e-mailového zpravodaje) jsou Vaše osobní údaje zpracovány do doby odvolání konkrétního souhlasu a/nebo v případě registrace pak do doby smazání uživatelského účtu. Odvoláním souhlasu není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu, který byl dán před jeho odvoláním.

Uživatelský účet je možné smazat v nastavení uživatelského účtu, souhlasy s registrací a zasíláním obchodních sdělení je možné odvolat e-mailem na adrese havelka@havelka.cz, telefonicky na čísle +420 602 489 489, či osobně na adrese čísla správce.

Jsou-li Vám obchodní sdělení zasílána na základě našeho oprávněného zájmu, jsou Vaše osobní údaje zpracovány do doby vyslovení Vašeho nesouhlasu se zasíláním těchto obchodních sdělení. Nesouhlas se zasíláním obchodních sdělení můžete vyslovit e-mailem na havelka@havelka.cz.

V případě zpracování osobních údajů v rámci řešení reklamací, stížností a dotazů jsou Vaše osobní údaje zpracovány: (i) do doby vyřízení Vašeho reklamačního nároku/stížnosti, včetně mimosoudního řešení sporu, a následně jsou u nás Vaše údaje v nezbytném rozsahu uloženy po následující 4 roky do promlčení případných nároků smluvních stran, případně po dobu do vypořádání vzájemných práv a povinností, a (ii) u dotazů do doby zodpovězení Vašeho dotazu.

Pokud nám povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje ukládá jiný právní předpis (např. účetní či daňové předpisy, zákon č. 370/2017 Sb., zákon o platebním styku, zákon č. 253/2008 Sb., o některých opatřeních proti legalizaci trestné činnosti) nebo pokud u nás coby správců může v určité lhůtě proběhnout kontrola ze strany správních orgánů, při níž by dokumenty obsahující Vaše osobní údaje mohly být vyžadovány, budou Vaše osobní údaje v tomto rozsahu zpracovávány po příslušnou dobu.

 

Jaká máte práva?

Ve vztahu k vašich osobním údajům u nás můžete uplatnit následující práva:

• právo na informace a přístup k osobním údajům

Máte právo na sdělení, zda jsou Vaše osobní údaje zpracovávány a pokud ano, máte právo na přístup k osobním údajům a k informacím o: účelu zpracování, kategorii dotčených osobních údajů, příjemcích, době uchování osobních údajů, o Vašich právech ve vztahu ke zpracování osobních údajů, o možnosti podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, o zdroji osobních údajů, pokud tyto nepochází od Vás a o tom, zda dochází k automatizovanému rozhodování včetně profilování, dále o vhodných zárukách v případě poskytnutí osobních údajů do třetí země. Máte rovněž právo na poskytnutí kopie zpracovávaných osobních údajů; poskytnutím kopie nesmí být nepříznivě dotčena práva třetích osob.

• právo na opravu osobních údajů

Pokud zjistíte nebo se domníváte, že provádíme zpracování Vašich údajů, které je v rozporu s ochranou Vašeho soukromého a osobního života nebo v rozporu se zákonem, zejména jsou-li údaje nepřesné či neúplné, můžete požádat o provedení opravy nepřesných či doplnění neúplných osobních údajů.

• právo na výmaz osobních údajů

Máte právo na výmaz osobních údajů, které se Vás týkají, pokud jsou pro to dány důvody – zejména musí být osobní údaje vymazány, pokud nejsou pro účel, pro který byly shromážděny či zpracovávány nadále potřebné, pokud odvoláte souhlas, na jehož základě byly zpracovávány a neexistuje jiný další právní důvod pro zpracování, pokud vznesete námitku a jde buď o zpracování pro účely přímého marketingu, nebo neexistují převažující závažné důvody pro zpracování osobních údajů, anebo pokud výmaz ukládá právo Unie nebo ČR.

• právo na omezení zpracování osobních údajů

Pokud popíráte přesnost Vašich osobních údajů (na dobu potřebnou k ověření přesnosti) či se domníváte, že zpracování Vašich osobních údajů je protiprávní anebo že už Vaše údaje nepotřebujeme, ale Vy je naopak potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu svých nároků, můžete požádat o omezení zpracování Vašich osobních údajů. Toto právo můžete rovněž uplatnit tehdy, pokud jste vznesli námitku proti zpracování Vašich osobních údajů z titulu našeho oprávněného zájmu, a to na dobu do ověření, zda nemáme převažující závažné důvody opravňující takové zpracování.

• právo na přenositelnost osobních údajů, jsou-li osobní údaje zpracovávány automatizovaně a na základě souhlasu nebo smlouvy

Máte právo na přenositelnost, tj. předání osobních údajů, které se Vás týkají a které jste nám poskytl/a, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a to Vám / Vámi určenému subjektu, je-li to technicky možné.

 

 

Výše uvedená práva mohou být uplatněna vůči naší společnosti na základě žádosti, kterou lze učinit:

1. písemně na adrese sídla společnosti: Kloboučnická 1735/26, Nusle, 140 00 Praha 4,
2. elektronicky na e-mailové adrese: havelka@havelka.cz.

Pro účely identifikace žadatele je potřeba v žádosti uvést alespoň jméno, příjmení a email (či jiný kontakt). V případě zaslání Vaší žádosti jsme oprávněni – dle zhodnocení rizika újmy, která by hrozila v případě nesprávné identifikace – ověřit Vaši totožnost i jiným způsobem (např. zasláním kontrolního e-mailu/SMS s žádostí o odpověď na e-mailovou adresu/telefonní číslo nám poskytnuté či výzvou k doložení dalších informací o Vaší osobě).

• právo podat stížnost

Budete-li se domnívat, že zpracováním Vašich osobních údajů dochází k porušení Nařízení, máte rovněž právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je v České republice Úřad pro ochranu osobních údajů (adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, email: posta@uoou.cz).

 

Poslední aktualizace dne: 4.4.2023